Планирование поставок
Участвуя в тендерах, легко потеряться в спецификациях, разнарядках и заявках на поставку товара. А несвоевременная поставка ведет к штрафам и (возможно) расторжению договора с поставщиком.
Сотрудники компании перестали справляться с возросшим объемом информации и начались перебои в поставках.
До тех пор, пока в компании было 3 основных клиента и всего 7 наименований номенклатуры - не было никаких проблем. Как только клиентов стало больше (на текущий момент - 65 действующих контрактов на год) и расширился перечень номенклатуры (более 100 позиций), менеджеры стали тонуть под существующим объемом информации.
Excel-таблицы уже перестали справляться, данные у разных менеджеров расходились, часть заявок терялись.
После анализа используемых систем, были предложены следующие решения:
1
Доработать 1С для учета приходящих документов
2
Обеспечить 100% учет входящих заявок с планированием будущих отгрузок
3
Создание дашборда для менеджеров и владельца - для оценки общего объема поставок и просмотра детальной информации по каждому контракту.
При реализации проекта:
  • В 1С внедрены 3 типа документов (спецификация, разнарядка, заявка) для последующего контроля объема поставок
  • В 1С созданы внешние отчеты для выгрузки данных в дашборд
  • Разработаны и внедрены внутренние регламенты по роутингу почты, отслеживанию входящих писем от клиентов
  • Разработаны метрики для контроля целостности данных
  • Создан сервер по визуализации текущего состояния заказов, статуса отгрузок
Разработка и внедрение проекта заняло 5 месяцев
Сводная информация
На диаграмме представляются все контракты компании с указанием планируемых дат поставок, объемом фактических отгрузок.
Дашборд для владельца
Все данные по поставкам (планируемым и осуществленным) представлены на едином графике. Руководитель может посмотреть информацию как по конкретному контракту, так и сводную. Функционал позволяет быстро оценить необходимый объем средств для исполнения контракта, прогресс исполнения, возможные проблемы в будущем.


Достигнутые результаты
5
менеджеров работают в системе
60+
контрактов одновременно находится в работе
100%
своевременность исполнения обязательств по поставкам
2020